Getting Things Done 尽管去做
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Getting Thins Done (GTD): 保持注意力和组织我们的任务清单的框架. 这是 Tyler DeVries的博客 的基于DeepL的翻译。
什么是GTD？
Getting Things Done（GTD）是两件事。
- 一本由David Allen撰写的畅销书。
- 一个用于组织任务和信息的生产力框架。
这本书并不适合所有人。它相对较长（约300页），并不完全是一本有趣的翻阅者。
但这个框架是个人生产力的黄金标准。
这就是为什么我写了这个指南–给你一个更快的方法来学习GTD的基本原理。
目录
GTD的好处
GTD就像拥有你自己的个人操作系统。当GTD在后台运行时，你所做的一切都会得到改善。
可靠性
1986年，查理-芒格在哈佛大学毕业班的一次演讲中提出，那些希望生活在痛苦中的人只需要建立一个不可靠的声誉。
不可靠的人忘记约会。他们不按时出现。他们做出无法兑现的承诺。
随着你越来越忙，责任越来越多，要做到可靠就更有挑战性。但是有一个像Getting Things Done这样的系统会有帮助。
当你学习GTD时，你就不会再试图在你的头脑中处理所有事情，而是依靠工具和习惯来跟踪重要的信息。
专注
专注力有时让人觉得是一种超能力，有些人就是有，有些人没有。这在某种程度上可能是真的。但总的来说，我相信专注是一种学习的技能，任何人都可以提高。
GTD为你提供了工具，使你成为一个更专注的人。GTD帮助你组织和优先处理你的任务，而不是感到不知所措，这样你就可以很好地一次解决一个问题了。
创造力
我最喜欢GTD的好处是创造力的明显提高。
一旦我开始做GTD，我就更善于保存和组织那些启发我的东西。这反过来又给了我更多的素材，让我在坐下来写作的时候可以借鉴。
但是，你不一定要成为一名作家才能从更有创造力中受益。无论你在哪个领域工作，新见解的结合都会带来新的商业机会、更好的战略和更高的产出质量。
你将会学到什么
这篇文章是我的Getting Things Done终极指南。我的目标是通过向你展示我是如何做到的来教你GTD方法。
这是GTD的五个步骤，我将在每一章中介绍。
- 捕捉你所关注的一切
- 明确需要做什么
- 整理信息，以便你以后能找到它
- 反思并确定工作的优先次序
- 参与正确的活动
在30分钟内，本指南将帮助你奠定一个个人操作系统的基础，使你的工作效率明显提高。
谁应该读这个？
本指南适用于：
- 感到有太多事情要做的不知所措的知识工作者。GTD将帮助你重新进入轻松的控制状态。
- 希望出人头地、脱颖而出的年轻专业人士。现在学习GTD的有效习惯将为你未来的成功奠定基础。
自从2016年第一次学习GTD以来，我个人受益匪浅。除了提高可靠性、专注性和创造性之外，”完成任务 “还帮助我在如何花费时间方面更加有意识。
但不要相信我的话。事实上，GTD被广泛认为是那些想成为顶级执行者的人的事实上的操作系统。
作者马特-莫查里（Matt Mochary）在他的《伟大的首席执行官》（The Great CEO Within）一书中证明：”我所认识的大多数成功的首席执行官都使用GTD一书中的系统”。
而截至目前，大卫-艾伦的咨询公司声称已经帮助全世界200多万人 “发现了清理头脑的力量，锐化了他们的注意力，并轻松而优雅地完成了更多工作”。
所以，如果你想了解大惊小怪的事情，请继续阅读。
谁是泰勒-德弗里斯（原作者）？
我撰写文章，教导年轻的专业人士有效工作的基本原理。
对于每篇像这样的指南，我花了数百个小时研究最佳建议。然后，我把我所学到的东西与我自己的经验结合起来，写出一篇既有洞察力又实用的文章。
你可以在这里了解更多关于我的信息。
第1步：捕捉
…所有引起你注意的东西
我们的大脑在想出新的想法方面是非常出色的。
但在记住它们方面却不是那么好。
对于刚接触GTD的人来说，最大的转变是承认他们过于依赖自己的大脑来做一些它并不适合做的事情。
GTD的第一步是学习如何在一个存在于你大脑之外的系统中捕捉你所关注的一切。
在本章中，我将告诉你如何做到这一点。
写下一切
一切？嗯，也许不是全部。
但对于刚接触GTD的人来说，可能会有这种感觉。
诀窍是，当你发现自己在想 “我需要“或”应该 “时，就暂停下来。这些短语预示着你心中有一些东西–一个开放的思绪–你需要写下来。
如果这些想法没有被记录在一个可信赖的外部系统中，开放循环很快就会成为精神压力和分心的来源。
你的大脑并不是为记住一长串待办事项而设计的。它也不善于提醒你的约会。
你的大脑是一个创造性的解决问题的机器。它是世界上最好的批判性思维和头脑风暴的工具。为了充分利用它，你需要一个系统，把开放的循环从你的头脑中取出来。
因为当你把事情写在一个值得信赖的地方时，你就允许你的头脑暂时忘记它，这样你就可以把你所有的创造性精神能量集中在手头的任务上。
设置你的收件箱
在本指南中，收件箱指的是任何预定的位置，你在那里收集东西，直到你有时间来处理它。
电子邮件显然是其中之一。但你至少还需要其他三个收件箱才能开始工作。
1. 一个纸盘
搜索工作中的纸盘，你几乎可以保证在身边找到一个这样的东西。
几十年来，简陋的纸盘一直用于收集办公室里的活页纸。
找到一个，掸掉灰尘，然后把它放在你办公桌的角落里，很显眼。
从现在开始，每张便条、内部备忘录、午餐收据、名片或U盘在你的办公桌上都会有一个新的临时住所。
让一个纸盘占据你办公桌上的宝贵空间可能看起来很老套，也没有必要，特别是当我们今天有这么多工作是在网上完成的时候。
但只要试一试。我想你会像我一样，惊讶于一旦有了它，你会发现自己会使用它的次数。
2. 一本个人笔记本
尽管从技术上来说，无纸化工作可能是可行的，但它仍然不完全实用。
我喜欢使用技术，但在我看来，永远不会有纸和笔的完美替代品。
笔记本是记下随机想法、头脑风暴、计划你的一天、在会议上做笔记以及其他更多事情的完美工具。
所以我的建议是。给自己买一个漂亮的笔记本，写起来感觉不错的东西，然后开始走到哪里都带着它。
3. 你最喜欢的记事本应用程序
在这个类别中，你可以选择。
Evernote、Notion、Google Keep、OneNote、Apple Notes……这个名单还在继续。
它们都有各自的优点和缺点。有些是简单和轻便的。其他的则是满载着你能想象到的所有功能。但你决定使用什么，完全取决于你。
我不打算推荐一个，因为我没有必要推荐另一个。成功实施 GTD 与你使用什么工具无关，而是与你如何使用它们有关。
我正好使用Evernote、Google Keep和Notion。我将在第三步中更详细地介绍它们究竟如何融入我的GTD系统。
我所做的和别人所做的最大区别是，我用手边的客观工具，而不是在脑海中捕捉和整理百分之百的东西。 ————戴维德-艾伦
第2步：澄清
…需要做什么
现在是时候处理你的收件箱，明确你所捕获的内容。
大卫-艾伦将此称为 “从进入到清空“。
本章将教你如何有效地清空你的收件箱。
诀窍是把东西从你的收件箱中移出，而不一定要马上去做这些工作。
如何处理你的收件箱
在处理收件箱时，你必须问自己一系列的问题。
- 问题一：它是可操作的吗？
如果答案是 “不”，你要么把它扔掉，要么把它保存在某个地方备用。
但如果答案是 “是”，你就需要再跟进两个问题。
- 问题二：下一个行动是什么？
- 问题三：是否会在两分钟内完成？
使用这三个问题来澄清你收件箱中的一切，并将其移至适当的长期存储位置。
非行动项目
你在一天中捕捉到的很多东西都只是信息。在这种情况下，你不需要对它做什么，只需要把它挂起来备用。
以下是我在一个典型的星期中可能捕捉到的一些非行动信息的例子。
- 一篇文章中有趣的引用。
- 一个朋友推荐的Netflix节目。
- 来自客户的电子邮件，其中包含我在一个项目中需要的信息。
所有像这样的非行动项目都属于四个类别中的一个。
- 垃圾
- 有一天/也许
- 提醒事项
- 参考材料
垃圾
垃圾是不需要解释的。如果你不需要它，就把它扔掉。
归档你不需要的电子邮件。回收你桌子上的旧纸堆。删除你电脑上过时的文件。
简而言之，摆脱那些对你不再有任何用处的东西。当你清除你的空间里的多余杂物时，你就会腾出空间来专注于真正重要的事情。
关于数字洁癖的一个附带说明
我发现决定丢弃一些实物，比如我桌上的一张纸，要比把电脑上的文件拖进回收站容易得多。为什么会这样呢？
我认为存在心理障碍的部分原因是，我的文件柜里能塞进多少张纸是有限的，而网上没有这种物理限制。
数字存储的无限容量使一些人很难永久地删除他们电脑上的任何东西。他们认为，”如果我没有必要，为什么要删除它？”
但是，不分青红皂白的数字归档，无论组织得多么好，都会成为一个问题。它可能会变得如此庞大和繁琐，以至于我们对数量变得麻木，对东西的位置感到困惑。这很容易形成一个不断输入但没有利用的在线参考系统。
不要让这种情况发生在你身上。
记住，结果是由你生产的东西来决定的，而不是由你积累的东西。所以不要害怕数字回收站。消除多余的信息可以创造出你所需要的余地，以完成你的最佳工作。
有一天/也许和提醒
你收件箱中的一些项目现在不需要采取行动，但以后可能会有一些你需要做的事情。
例子可能包括：
- 一封邀请参加两周后的现场领导力网络研讨会的电子邮件。你想参加，但如果从现在到那时有更重要的事情发生就不会参加。
- 你为你妻子下个月的生日提出的一个想法。你的朋友推荐了镇上的一家新餐厅。你打算预订，但他们不接受提前一周以上的预订。
- 一个你想尝试的软件应用。但你现在没有时间去下载它。
当你在收件箱中遇到这样的项目时，你有两个选择：
- 把它们写在 “有一天/可能”的清单上；
- 在你的日历上写上一个提醒。
我们将在第3步中进一步讨论如何使用这些存储位置。
参考材料
最后，你收件箱中的许多非行动项目将代表潜在的有用信息，你只是想保留这些信息。
你需要设置一个归档系统来组织这些东西。同样，我们将在下一章中重新讨论如何创建这样一个归档系统。
现在，让我们把注意力转移到收件箱中那些你确实需要采取行动的东西上。
行动项目
当你的收件箱中的东西促使你采取行动时，暂停一下，再问自己两个澄清的问题。
- 问题二：下一个行动是什么？
- 问题三：是否需要两分钟以内的时间？
对问题二的回答可以帮助你创建真正可做的待办事项清单。而问题三的答案则为你提供了三种前进的选择。
- 去做
- 委托它
- 推迟处理
如何制定切实可行的待办事项清单
许多待办事项清单看起来像这样。
- 完成我的税收
- 与团队开会
- 完成报告
但是请注意，你实际上不能做清单上的任何事情。
对我来说，要做我的税，我首先需要把我的税务文件电邮给我的报税人。在我与我的团队举行会议之前，我需要起草一份议程。而为了完成那份报告，我可能需要安排时间来分析研究的结果。
一个 GTD 的待办事项清单总是可操作的。每个项目都应该以一个动词开头，描述下一个实际行动。
通过明确下一步行动，你可以创建这样的可操作的待办事项清单。
- 将税务文件电邮给迈克
- 起草团队会议议程
- 安排1个小时来分析研究结果
当下一个行动是一个决定时会发生什么？
但是，如果你对自己说”我需要做的下一件事是决定如何处理这件事“呢？
在这种情况下，再往前走一步，定义什么会帮助你做出决定。
你需要收集更多的信息吗？征求朋友的意见？起草一份利/弊清单？
总有一些实际的事件会帮助你推进决定。
做吧（如果它少于两分钟）
如果该任务需要不到两分钟的时间来完成，现在就去做。
- 收到一个新的日历邀请？检查日程安排是否有冲突，并进行回复。
- 需要跟进一个快速的电话吗？现在就做。
- 电子邮件需要简短的回复？写下你的回复。
当你在处理你的收件箱时，使用两分钟规则来决定什么事情适合马上做。
常识会告诉你，有些事情现在就在你面前，比起在另一个时间储存、跟踪和跟进，处理起来更有效率。
这两分钟的任务是否具有高度优先性并不重要。如果你打算做任何事情，通常最好现在就去做。
委托工作（如果你不是这项工作的最佳人选）
我们今天做的很多工作都是协作性的。信息和任务不断地在指挥系统中上下传递。会有很多行动项目落入你的收件箱，需要重新分配。
如果你不是这项工作的最佳人选，请决定谁是，以及你打算如何传递信息。
你需要给那个人发电子邮件吗？给他们打电话？在你的下一次员工会议上提出来？
这将成为你下一步的授权行动。
推迟它（进入你的组织系统，以后再做）
最后，你的大部分行动将可能属于这个类别。这些是你需要做的事情–只是不是现在。
这可能包括需要更多时间来起草一份深思熟虑的答复的电子邮件。或者你需要与你的朋友进行对话，以计划下周的野营之旅。
当你处理你的收件箱并确定下一步行动时，你需要把这些待办事项写在某个清单上。
这就是我们下一章的主题。
做事不需要太多的力量，但需要很大的力量来决定做什么。————埃尔博特-胡巴德 ---
第3步：组织
…信息，以便你以后能找到它
在这一点上，你收件箱中的所有东西都已被处理。
你已经把可操作的和不可操作的进行了分类，把参考文件和垃圾进行了分类，把你需要做的任务和你需要委托的任务进行了分类。
现在的大问题是：这些东西都去哪儿了？
在这一章中，我将描述GTD的组织系统和我用来控制工作流程的具体工具。
你所需要的只是清单和文件夹
列表是用来提醒你需要做的所有事情的。文件夹是用来存储信息，以便日后参考。
你的清单和文件夹用什么，完全取决于你。
GTD的好处是，这个方法可以应用于几乎任何一套工具。这种灵活性是GTD适用于如此多的人的原因之一。
我主要使用Google Drive、Google Keep、Evernote和Notion。
GTD组织的7个核心类别
你今天捕捉的东西不会是你明天捕捉的东西。因此，一个完整的、无缝的组织系统需要随着时间的推移而成长和发展。
但是Getting Things Done的组织框架有七个核心类别，永远不会改变。
- 下一步行动列表
- 项目列表
- 日历
- 等待列表
- 有一天/可能的清单
- 参考材料
- 项目支持材料
无论你用什么工具来实施GTD，只有当这些类别相互之间保持不同时，它才会发挥作用。
每个类别都代表了你与自己达成的一种特定类型的协议–在特定时间以特定方式被提醒。如果你让这些类别混合在一起，你就有可能失去你的组织系统的大部分价值。
下一步行动列表
下一步行动列表记录了你需要做的一切。它们是你的待办事项清单，不需要在某一特定时间或某一天完成，只需要尽快完成。
按背景组织你的清单
在他的书中，大卫-艾伦建议按照背景来组织你的清单。这意味着根据你所在的位置或你需要做的事情创建多个待办事项清单。
有三种类型的”下一步行动”清单对我很有效。
- 工作中要做的事情
- 在家要做的事
- 日程表
日程表是单独的清单，用于经常性的会议或经常与我打交道的人。
我认为这三种类型的下一步行动清单对大多数人来说是一个好的开始。然后你可以在你认为合适的时候添加更多。
Google Keep
你有多少个 “下一步行动 “清单并不重要，只要它们都保存在同一个地方就好。
我使用Google Keep来保存我所有的”下一步行动”列表。我喜欢它，因为它是一个快速和轻便的工具。我所需要的只是简单的检查表。另外，它可以在我所有的设备上同步，所以当我需要它的时候，我总是能得到它。
在我的Gmail收件箱中甚至还内置了一个方便的Google Keep小工具。这使得我在处理收件箱的过程中非常容易记下任务。
项目列表
一个 “项目 “是任何需要一个以上步骤才能完成的预期结果。
有时，你的 “下一步行动 “清单上的任务只是一个大项目的一个小部分。一旦你完成了它，你仍然需要一些东西来提醒你，还有更多的工作要做。
当你在项目列表中添加一些东西时，你就把一个木桩放在地上。在最终结果实现之前，这个清单上的东西让你对你负责的一切有了可见性和控制感。
使用一个主项目清单
与 “下一步行动 “列表不同，如果可能的话，最好将所有的项目合并到一个主列表中。
项目列表的目的是让你对你正在进行的责任清单有一种控制感。在这种情况下，组织并不像完整性那么重要。
Notion
我目前使用Notion来记录我所有的项目。
与Google Keep和Evernote相比，我更喜欢Notion，因为它的板块视图。它为我提供了比简单的核对表更多一点的权力和灵活性。
我的Notion板有三栏。搁置、进行中和已完成。
- 搁置：这些项目目前被搁置，但需要在未来12个月内的某个时候完成。
- 正在进行中：如果我决定在本周集中精力处理这些项目，我就把它们移到这个类别。
- 已完成：这是我已经完成的事情的档案。我发现，在更新我的简历、准备业绩审查或评估我如何安排时间的优先次序时，这是一个很好的清单，可以随时使用。
使用Notion的另一个好处是它的数据库属性。如果我愿意，我可以在每张项目卡上标注其他有用的信息，如到期日或优先级别。
日历
有两种基本的行动：
- 必须在某一天和/或在某一特定时间完成的事情。
- 只需要尽快完成的事情。
只用你的日历来完成特定时间（#1）的任务。
你的日历是神圣的领域。它是用来记录你不打算错过的日常承诺。
比如你的员工会议，与新客户的预定电话，或者你女儿的足球比赛。这些都是没有商量余地的事情–你围绕这些硬性规定来计划你一天的工作。
当你在奔波时，你需要相信你的日历上只有那些真正时间敏感的事情。这使你能够在新的机会和承诺出现时有效地计划和行动。
当你不正确地使用你的日历时，会发生什么情况？
问题一：未完成的任务堆积如山
大多数工作日都有一个奇怪的习惯，就是不总是按计划进行。迫切的问题、意外的会议、或任何其他你没有预见到的事情，往往会取代那些你真正希望完成的事情。
如果你把日历当作你的一般待办事项清单，你就会失去对未完成任务的关注，除非你把它们滚动到第二天的日程中。
这不是一个可持续的系统。日复一日，未完成的任务会不断堆积起来。
更重要的是，你会很快忽略你的优先事项。你不是根据你的战略目标来挑选工作，而是落入了前一天没有完成的工作的陷阱。
问题二：你失去了对什么是真正的时间敏感的追踪
当你把一般的待办事项和时间敏感的约会混合在你的日历上时，你就会失去对哪个事项的追踪。
忘记参加你日历上的会议或在特定时间做某事应该有后果。否则，你就会对日历上真正重要的事情和你可以忽略的事情变得麻木。
你的日历必须为你提供当天的硬性景观。你应该能够快速查看它，并能够根据你有多少空闲时间来决定做什么。
只有当你尊重你的日历的界限时，这才有可能。
问题三：你变得难以相处
你是否曾试图安排与你的组织中的某人会面，他的日历看起来像这样的？
要么这个人真的有一个艰难的一周，要么他们让他们的日历成为他们的待办事项清单。
后者经常发生，这是与你的团队合作的一种无效的方式。
等待清单
等待列表记录了你等待从其他人那里得到的所有东西。
比如说。
- 你退回的网上购物的预期退款。
- 你电邮给同事的一个关键问题的答案。
- 来自实验室的测试结果分析。
等待清单对我来说是一个重大的改变。它让我看到了其他人欠我的东西。这帮助我保持我的团队的责任感，防止我负责的项目停滞不前或落后于计划。
Gmail
我最常用的”等待”列表在Gmail中。
我的日常工作流程大多取决于同事和客户对我邮件的回复。因此，我经常用”等待”标签来标记重要的请求。这样我就可以每周审查一次我所等待的事情，并根据需要进行跟进。
Google Keep
我在Google Keep中也有一个等待列表。
请注意，我记下了请求的日期。这样，我就知道我已经等了多长时间，当我真的需要说服别人完成某件事情时，这可能会很方便。
某日/可能的清单
某日/可能的清单是你整理你想在未来某个时候重新评估的事情的地方。
我目前的一些某日/可能清单包括。
- 要读的书
- 要看的电影
- 要买的东西/礼物
- 要参加的在线课程
Evernote
我把我所有的”某日/可能”清单放在Evernote里。
我最经常使用我的书单。自从我开始保留图书推荐清单后，我就更有动力去阅读了。总是有另一本书在等着我，这很有趣。
参考材料
参考材料是指那些有趣或可能有价值的东西，但不代表你需要采取行动的东西。
我在任何特定的一周内保存的常见参考材料包括。
- 书中的引言
- 教会礼拜的笔记
- 我在网上读到的文章
- 有趣的Twitter话题
让你很容易找到你最常使用的东西
完美的参考资料归档系统并没有银弹。每个人都必须找出最适合他们的方法。这将需要一些时间和相当数量的试验和错误。
但我认为，问自己”我最需要参考什么信息“是有帮助的。
如果你能使这些东西快速和容易找到，你就会创建一个有用的归档系统。
Evernote
我一天中捕捉到的大部分一般参考资料都保存在Evernote中。我使用网络剪报器来捕捉屏幕截图，有时也捕捉我觉得有趣的整个网页。
我使用文件夹来组织这些笔记，按照它们是什么或我在哪里找到它们:
- 保存的文章放在我的 “待读文章 “文件夹中。
- 正在读的书的笔记放在我的 “读书笔记 “文件夹里。
- 有用的推特线程会放到我的 “推特 “文件夹中。
然后，我给每个笔记添加相关关键词的标签。每个标签的作用就像一本书后面的索引。它可以帮助我交叉引用在不同文件夹中发现的、与同一主题有关的笔记。
下面是我最近保存的亨利-福特的一段话的例子。
请注意，我把它保存在我的”引言”文件夹中，并添加了”成功”和”聆听” 的标签。
项目支持材料
项目支持材料是与你正在进行的项目有关的信息。
这可能是一封电子邮件，里面有你负责策划的一个场外会议的议程。或者，就像在写这篇文章的时候，我的原始大纲和我所有关于GTD的读书笔记。
把你拥有的关于一个项目的所有潜在的有意义的信息组织在一个地方。并将其与你的其他一般参考文件分开，以便你能快速、方便地找到它。
当你有一个组织良好的项目支持材料系统时，你就可以自由地捕捉每一个”信封后面”的项目想法，因为你知道你有一个专门的地方来保存它，当你最需要它时。
Google Drive
我的绝大部分项目参考文件（主要是word文档和电子表格）都是在Google Drive中组织的。
我的Google Drive有两个最高级别的文件夹：活动项目和文件柜。
在”活动项目”中，是我目前正在进行的每个项目的文件夹。我的谷歌驱动器中的其他东西都被安排在文件柜文件夹中。
这样，我总能迅速找到我需要的东西，以支持我最经常做的工作。
Gmail
我在Gmail中使用完全相同的组织系统。
我的大多数电子邮件都被阅读，采取行动，然后归档。但有时，一封电子邮件有重要的信息，我知道我会想再次参考。在这种情况下，我会给它贴上一个适当的标签。
如果它是我在当前项目中需要的信息，我就把这个标签归入 “活动项目 “下。
例如，我正在计划的一个即将到来的假期的航班确认邮件会被这样组织。
其他时候，我保存邮件只是因为它们包含一些有趣的东西。
例如，我有一个标签叫做 “文案写作范例”，在这里我保存那些我认为有优秀销售文案的电子邮件，我可能会在某一天模仿它们。
这些与正在进行的项目无关的标签被嵌套在”文件柜 “中。
用这种方式来标记和组织你保存的电子邮件是否需要更多的工作？当然是的。
但不要低估了使用一个组织良好的电子邮件归档系统是多么有用。
我们的日常工作流程中有很多是通过电子邮件进行的。花点时间在你的收件箱中建立一个有组织的归档系统，可以极大地提高你的生产力和对每天到来的大量信息的控制感。
有能力并愿意即时制作一份检查表，在需要时可以获得并使用，这是高绩效自我管理的一个核心组成部分。 ————戴维德-艾伦
第4步：思考
…并确定你工作的优先次序
没有一个系统是完美的。GTD也不例外。
如果不好好保养，它就会坏掉。
你需要对它进行预防性维护，就像汽车需要定期换油一样。
每日计划和每周回顾是支撑一切的两个习惯。
在本章中，我将告诉你如何为这两个习惯腾出时间。
每日计划
GTD让你的日常计划变得快速而简单。
这个程序只需要我花5-10分钟。
1. 从你的日历开始
我总是从看我的日历开始。
是否有我需要准备的会议？我不能错过的约会？
我的日历为我提供了一天的硬风景。我需要做的其他事情都必须围绕这些事件进行。
我发现把一天的日历复制到我的笔记本上是很有帮助的。这是多余的，但实际写下每一个约会，给我一种控制的感觉。在纸上看到它在我面前，让我更好地感受到我有多少自由支配的时间。
2. 从你的 “下一步行动 “列表中确定任务的优先次序
接下来，我在笔记本上创建一个小型待办事项清单。我会从 “下一步行动清单 “中挑选出几件最重要的事情，并把它们写在这里。
我这样做的理由很简单。长的待办事项清单让人望而生畏。简短的清单可以完成。
如果在Google Keep中写下我的长清单，会让人感到麻痹。但是，通过对一天中的少数任务进行优先排序，我就能锁定、集中精力，并在最重要的工作上提高工作效率。
3. 根据需要参考其他清单
最后，我会根据需要看一下其他清单。
我经常在每天早上扫描我的”等待”列表，看看是否有什么紧急的事情需要跟进。
如果我在日历上有一个会议，我会检查我是否保存了一个议程列表，其中有要讨论的事情的提醒。
使用Google Keep来处理所有这些日常任务和提醒，使我能够非常容易地计划我的一天。所有我可能需要做的事情都被安排在一个地方。
每周回顾
计划你的一天是一个很好的习惯。我认为它能使你更有效率，但如果你不这样做，也不是世界末日。
然而，对于 “每周回顾 “来说，情况就不是这样了。每周回顾是将你的整个GTD系统连接在一起的胶水。
我们都有感觉很模糊的日子。充满了背靠背的会议、最后一分钟的旅行计划，或者为了赶时间而熬夜的日子。正是在这样的时候，”每周回顾 “才是最有价值的。
每周回顾是专门为你提供的时间，以清理松散的事情，并确保没有任何事情落入裂缝中。这是一个追赶和重新组织可能已经失去控制的事情的机会。
你可以用三个步骤做一个30分钟的每周回顾。
1. 清空你所有的收件箱
首先，处理你在收件箱中收集到的所有尚未处理的东西。
我喜欢从Evernote开始。如果发现有关于我需要做的事情的笔记，我会把任务复制到我的下一步行动或项目列表中。否则，我要么删除它，要么把它归档到我的一个参考文件夹中。
然后，我翻开过去一周的笔记本的所有页面。我检查一下是否有什么促使我做新的待办事项，而我还没有捕捉到。
之后，我快速查看我的纸盘，阅读任何未开封的邮件。
最后，我查看我的电子邮件收件箱中的任何未读信息。
2. 审查你的日历
一旦你的收件箱是空的，打开你的日历。
回顾过去两周的事件，然后展望未来两周的情况。
当你这样做的时候，写下任何提醒你要做的事情或激发一个想法的东西。
3. 更新你的下一步行动、项目和等待清单
最后，更新所有你用于日常工作流程的清单。这些通常是你的下一步行动、项目和等待清单。
勾选已经完成的项目，并确保你在清空收件箱和查看日历时已经添加了所有新出现的项目。
决定本周你要关注哪些项目，哪些项目可以放在后面。
最后，确定你是否需要在本周跟进你所等待的事情。
4.（可选）开心地回顾你的”将来”/”可能”清单
做好事情有时会让人觉得只有工作而没有游戏。但 “每周回顾 “的最后一步提醒我，这门学问里有乐趣和创造力。
在我确信我知道本周需要做什么之后，我经常花几分钟时间回顾我的”有一天/可能”清单。
我会寻找一些有趣的事情，这些事情我可能会安排在我的一周里。有时是我可能想去的公园或餐馆。其他时候是我想从图书馆得到的一本新书。
不时查看这些清单，激励我更有创造力，为我喜欢的事情腾出时间。
让 “每周回顾 “坚持下去
我是第一个承认将”每周回顾”作为优先事项的人，这可能很困难。然而，除非它成为你常规工作的一部分，否则GTD就不会那么有效。
这就是为什么我建议把”每周回顾”放在你的日历上。把它当作一个你不能错过的与自己的重要会议。
选择一周中的某一天，安排半小时的重复时间段。对我来说，周日晚上通常效果最好。
每周回顾的价值随着你的影响力和责任的大小而上升。
因此，如果你能在职业生涯的早期把它变成一种习惯，它将在未来的道路上得到回报。当你的生活变得更加繁忙和复杂时，你会感谢在你每周的例行工作中已经有了半小时的个人反思。
为了理解这个世界，人们必须偶尔远离它。 ————阿尔伯特-卡姆斯
第5步：参与
…参与正确的活动
到目前为止，你已经学会了如何捕捉、澄清、组织和思考你需要做的一切。
现在，终于到了该坐下来开始工作的时候了。
本章用两个优先级框架来总结GTD，以决定在任何特定时刻做什么。
四项标准模型
四项标准模型是你如何对下一步做什么做出直观的决定。你根据以下的标准，依次选择在当下采取行动。
- 背景情况
- 可用的时间
- 可用的能量
- 优先权
环境
在任何时间点上，你只能做你所处环境下能够做的事情。
你不能在坐飞机的时候给客户打电话，就像你不能在工作中开会的时候修剪草坪一样。
这就是为什么大卫-艾伦建议根据环境组织多个下一步行动清单。这样，当你决定下一步做什么的时候，就很容易扫描到合适的列表。
可用的时间
你是否有足够的时间来完成一项任务，或至少取得有意义的进展？
彼得-德鲁克在他的《有效的管理者》一书中教导说，小的时间增量实质上就是没有时间。有效率的人尽可能地将他们的时间整合成大块。这使他们能够真正安下心来，完成重要的工作。
当然，无论你的时间表和时间管理有多严格，一天中总会有四分之一小时的增量。
通过把所有的待办事项放在一个地方，GTD使你有可能确定在你可用的时间内可以合理地完成哪些工作。
可用的能量
在考虑了时间和背景之后，你通常会根据你的能量多少来选择下一步该做什么。
随着时间的推移，你的精力和注意力会减弱。
在这种情况下，使用GTD来盘点需要做的事情，而这些事情只需要很少的精神或创造性的马力，可以帮助你在一天的所有时间里保持高效率。
除了少数例外，我认为大多数人在中午之前都能完成他们最好的工作。
在早晨，当你的动力达到顶峰时，首先处理你最重要、最困难的工作。然后，当你处于低能量模式时，再挑选强度较低的任务来做。
优先权
决定下一步做什么的最后标准可以归结为优先级。在你可以做的所有事情中，你应该做什么？
没有一个简单的公式可以帮助任何人回答这个问题。很多时候，它归结于直觉。
但我要说的是，当你投入时间澄清你的角色、目标和人生价值时，你的直觉会变得更加准确。
当你清楚地知道你在生活的每个领域要完成的任务是什么时，就会更容易破解哪些工作比其他工作更重要。
这就像为你的生活绘制了一张地图。当你退后一步评估大环境时，你可以更有信心你的下一步是正确的方向。
GTD的组织方式在这方面也有帮助。如果你有一个完整的项目清单，你就会更容易有意识地决定什么是现在要做的，什么是可以等到以后再做。
记住，无压力的生产力的承诺在很大程度上是由于知道什么是你可以做的，但却选择不做。
评价日常工作的三重模式
这是思考如何对待工作的第二个模式。它说，在任何时候，你都在从事三种类型的活动之一。
- 界定你的工作
- 做预定的工作
- 做工作，因为它显示出来了
前两项是GTD的核心。当你处理你的收件箱时，你定义你的工作。当你对下一步行动清单采取行动时，你要做预定义的工作。
但有时事情出现了，就不能再等了。
例如，一个客户可能会打电话来提出一个严重的问题，需要立即处理。或者你的老板可能要求你帮助处理一个时间敏感的项目，而这个项目取代了你认为当天需要做的其他事情。
许多专业人员的工作性质要求在新工作出现时能立即投入。在这种情况下，停止你正在做的事情来协助，是可以理解的判断。
但是，你很容易被引诱到”忙碌”和”紧急”模式，尤其是当你的办公桌上、电子邮件中和脑海中有大量未处理的、相对失控的工作时。
如果没有一个像GTD这样的系统，我认为你可能会花更多的时间去做那些出现的工作，而不是你应该做的。
进入第二象限
这个优先级框架与斯蒂芬-柯维在其《高效能人士的七个习惯》一书中提出的类似想法相得益彰。
柯维教导说，我们所做的一切都属于四个象限中的一个。一个时间管理矩阵可以由相对重要性的一个轴和相对紧迫性的第二个轴来创建。
第一象限消耗了许多人。他们的生活从一个危机跳到另一个危机。
其他人在第三象限花费大量时间，以为自己在第一象限，但实际上这些事情的紧迫性往往是基于他人的优先权和期望。
相比之下，有效的人试图把大部分时间花在第二象限。他们远离第三和第四象限，因为无论紧急与否，它们都不重要。由于他们专注于长期的计划和准备，所以他们缩小了在第一象限的时间量。
第二象限是完成高杠杆率工作的地方。而我认为，如果没有像GTD这样的系统，就不可能可靠地专注于第二象限的活动。
当人们没有一个他们信任的任务提醒系统时，他们会花大量的时间去做工作，因为它显示出来了。他们唯一的选择是停止他们正在做的事情，并立即去做刚刚被要求的事情。
很多人都是这样工作的。他们四处奔波，做任何对他们喊得最响的事情，却不知道这个任务是否真的是一个优先事项。
但是有效的人有一个像GTD这样的系统来帮助他们对那些现在感觉很紧急，但从长远来看却相对不重要的事情说”不”。只有当你对你所有的责任和待办事项有清晰的认识时，这种决策才有可能。
选择在工作出现时进行，应该是你对已经确定的工作有意识的妥协。
归根结底，你必须始终相信你的直觉。然而，你可以做很多事情，可以加强这种信任。 ————戴维德-艾伦
现在轮到你了
我希望这篇指南能让你了解到一些你以前不知道的关于 “完成任务 “的知识。
现在，我想把它交给你。
这篇文章中你想首先尝试的第一条建议是什么？
你打算开始使用笔记本吗？或者你意识到你需要开始做一个每周回顾。